E-mail : les sept erreurs qui ne pardonnent pas

Familiarités, abréviations, fautes... Mal formulé, votre mail écrit à la hâte risque, au mieux, d'agacer, au pire, d'être jeté à la corbeille. Respectez les règles élémentaires de courtoisie, rappelle Aline Nishimata, experte en e-communication (1). Explication de texte.

Par Marie-Madeleine Sève pour LEntreprise.com, publié le 04/02/2013 à 05:30

"Pour l'objet du mail, il n'y a rien de pire que le flou, rappelle Aline Nishimata, experte en e-communication. Sous l'avalanche des courriels, votre interlocuteur n'ouvrira pas le vôtre. Sauf s'il sait de quoi il retourne. Ayez en tête cette idée : mon mail doit être prioritaire. Alors soignez ce champ-là en étant informatif et bref."

istockL'écrit électronique est traître. Sous ses faux airs de convivialité, il offre une liberté illusoire. D'un simple clic on répond instantanément, mais en s'affranchissant des usages très codifiés de la correspondance papier. Or, ces usages sont les mêmes. Et, oui, on peut répondre en temps réel avec peu de mots en respectant ces règles. Un e-mail bien rédigé pour votre supérieur ou vos collaborateurs mettra en valeur votre image, car il est le reflet de votre compétence. Voici 7 erreurs fréquentes à rayer de vos pratiques.

1. Objet : RE : RE : RE : RE : RE : " commande ", ou " informations ", " news "

Pour l'objet du mail, il n'y a rien de pire que le flou. Sous l'avalanche des courriels, votre interlocuteur n'ouvrira pas le vôtre. Sauf s'il sait de quoi il retourne. Ayez en tête cette idée : mon mail doit être prioritaire. Alors soignez ce champ-là en étant informatif et bref. Attention toutefois aux phrases de 3 kms, illisibles. Cela peut irriter. Et si vous êtes en e-conversation avec un client ou un fournisseur, évitez les allers-retours avec une kyrielle de RE : qui brouille la vue. Un seul " retour " est acceptable.
>>> Ecrire : " CR de la réunion du 20/01 ", ou " Prochaine AG sur le projet Z ", " Re : Devis (V2) ".

2. " Salut ! ", " Re-moi " ou " --- "

Il est difficile de choisir la juste formulation pour saluer. Ne rien écrire est discourtois. Il s'agit de bien mesurer la distance avec son destinataire. Deux options : 1/ Vous ne le connaissez pas. Ecrivez " Cher Monsieur ", c'est toujours très apprécié ; 2/ Vous le connaissez. Usez du " Bonjour ", ou appelez-le par son prénom, suivi d'une virgule.
Evitez le " Salut ! " ou " Coucou, c'est moi ! ", trop familiers dans l'entreprise. Ou encore le " Re-moi ", signalant le deuxième mail du jour, au risque de vous dévaloriser. Au contraire, si vous avez déjà conversé, ne saluez plus. On trouvera normal que vous souhaitiez approfondir le sujet.
>>> Ecrire : " Bonjour Madame (ou Madame D), " Monsieur le Directeur ", " Cher Monsieur ", " Cher Professeur Y ", " Anne, "

3. " Je prendrai les sanctions qui s'imposent ", " Les effets néfastes de votre retard "...

Ici les mots sont durs, accusateurs ! Ils font voler en éclat les barrières sociales. Gardez-vous d'exprimer votre colère à l'écrit. C'est violent et ça laisse des traces auprès du partenaire ou du collaborateur. Il est capital de mettre son " cyber-stylo " à distance de ses émotions. Restez neutre, nuancez votre vocabulaire. Un style moins direct portera tout autant.
>>> Ecrire : " Votre retard nous porte préjudice ", " Je suis déçu(e) par votre attitude "

4. Rdv, Ns, Vs, qqch, cad, cdt

Voici un joli style SMS qui ne fait pas sérieux. C'est vilain, écrit à la va-vite, sans considération pour l'autre. Parce que vous l'obligez à faire le travail à votre place. A lui de décrypter et de compléter. Trop désinvolte ! Dans la même veine bannissez le point d'exclamation, d'un registre trop affectif.
>>> Ecrire : Vous, nous, cordialement, etc.

5. " Je vous (serais) gré ". " Pallier (aux) difficultés "

Les fautes de français (comme les fautes d'orthographe) sont d'un effet déplorable. Elles laissent penser que vous ne maîtrisez pas la langue de Molière. Cela vous décrédibilisera auprès des équipes ou d'un chef. On a droit à la coquille, mais à une seule pas davantage. Alors, n'hésitez pas à prendre un dictionnaire, vérifier les règles de grammaire, ou vous faire relire par un tiers de confiance.
>>> Ecrire : " Je vous saurais gré ", " pallier les difficultés ". " Je me permets de ", " j'envoie " (sans s), " Je vous joins (sans " ts ") " Nous avons été reçu(e)s "

6. " Car en effet ", " puis ensuite ", " mais toutefois "

Même remarque que précédemment. Ces pléonasmes horripilent. Dans les deux cas vous risquez d'être la risée du département ou de l'entreprise, parce que vos collaborateurs vont transférer ces mails à leurs collègues : " t'as vu, il est nul ! ". Et ils se propageront rapidement.
>>> Ecrire : car OU en effet, mais OU cependant, etc.

7. " Merci de votre réponse. ", " A votre disposition. "

Pour les personnes de l'extérieur, client ou partenaire (voire recruteur), ce raccourci est malheureux. Il laisse une impression de supériorité, donne un ton à la limite de l'impératif. Obligez-vous à rédiger une phrase entière : sujet, verbe, complément. Mieux vaut agir de même à l'égard de votre hiérarchie. Cela sera considéré comme une marque de respect.
>>> Ecrire : " Je vous remercie de l'attention que vous porterez à... ", " Je me tiens à ta disposition pour... ".
(1) Auteur de Savoir rédiger vos e-mails professionnels, Gualino (Lextenso Editions).

http://lentreprise.lexpress.fr/etre-efficace/e-mail-les-sept-erreurs-qui-ne-pardonnent-pas_38374.html?xtor=EPR-11-%5bENT_Zapping%5d-20130204--101937933%40229879286-20130204064820